El apoyo, compromiso e implicación de la alta dirección, a través de:

La aprobación del proceso de integración como una decisión estratégica. La designación del responsable del proyecto que, además de poseer una visión global de la organización y de sus procesos, deberá tener capacidad de liderazgo, negociadora y de intermediación; así como la creatividad y empatía necesarias para implicar a toda la organización en el proceso y superar las resistencias al cambio y a la colaboración que pueda ir surgiendo en su desarrollo. Si la estructura de la organización es compleja por tamaño o tipo de actividad, puede ser recomendable establecer un comité de integración, constituido por los responsables de departamentos, procesos o sistemas que se vayan a integrar. La asignación de los recursos necesarios.

Realizar un buen diagnóstico para conocer en profundidad la organización, incluyendo, entre otros, los siguientes aspectos:

Los procesos de la organización y sus interacciones, los responsables de estos y las funciones y responsabilidades asociadas a cada uno de ellos. Los sistemas de gestión de la organización que se pretenden integrar, considerando: El grado de desarrollo de cada uno de ellos, herramientas TIC, documentos y registros que lo componen. El grado de cumplimiento de los requisitos establecidos. Metodologías y herramientas con mayor grado de aceptación en la organización. Las sinergias, duplicidades y carencias. Funciones y responsabilidades establecidas en los sistemas. Los recursos de que dispone la organización para afrontar la integración.

Planificar todas las acciones y tareas asociadas al proceso de integración e implantación de las nuevas directrices para que se lleven cabo de forma controlada:

Es necesario establecer qué se va a hacer, quién y cuándo. Es aconsejable incluir en la planificación acciones de comunicación para difundir a toda la organización, los objetivos del proceso, su evolución y consecución.

Esta es una de las etapas más complejas de la integración, ya que requiere conocimiento de los requisitos de los sistemas que hay que integrar, experiencia en su incorporación a los procesos de la organización y flexibilidad para adaptarse a las particularidades propias del sector y de la organización.

Se debe considerar el mantenimiento de buenas prácticas que ya estén consolidadas en la organización y aprovechar las herramientas disponibles, si han demostrado ser eficaces.

Las acciones y tareas deben involucrar a las personas clave de los procesos y poner especial atención en sus interacciones, sin olvidar la opinión e impresiones de los trabajadores. Esta consideración, además de ofrecer puntos de vista diferentes y enriquecedores, favorecerá la posterior implantación y desarrollo del sistema, al sentirlo como propio.

A medida que se vayan definiendo los nuevos procesos y las nuevas funciones y responsabilidades, será necesario distribuir la documentación correspondiente y llevar a cabo las acciones formativas necesarias para garantizar su correcta aplicación.

Adoptar mecanismos de seguimiento:

Con el objetivo de comprobar que las acciones incluidas en la planificación se han desarrollado conforme a los plazos previstos y se han obtenido los resultados deseados. En caso de que surjan desviaciones, dificultades e imprevistos será necesario ajustar la planificación e incluir los cambios que garanticen la finalización con éxito del proceso de integración.